Quais as funções de um sistema de informação de uma empresa

Uma empresa precisa de ter um bom sistema de informação para auxiliar gestores a tomar as decisões mais adequadas. Hoje em dia toda empresa, que queira competir com vantagem, tem que usar esta poderosa ferramenta, por isso torna-se fundamental que o sistema de informação empresarial satisfaça as necessidades da empresa e que faça com que esta se destaque das restantes no competitivo mundo empresarial. Neste artigo vamos debruçar-nos sobre as funções de um  sistema de informação.

Funções de um sistema de informação

Um sistema de informação de uma empresa deverá responder sempre pelas funções de recolha da informação, tratamento dessa mesma informação, assim como o seu correcto armazenamento. Cada uma destas funções precisa de atender a critérios específicos para que o sistema de informação seja efetivamente eficiente:

Para a recolha de informação é preciso ter em conta que os dados que são absolutamente fundamentais, para todas as tomadas de decisão dentro da empresa e pelos envolvidos, podem ser obtidos de modo externo ou interno. Os dados externos são referentes à informação que chega do exterior à empresa, como é o caso de faturas ou de propostas. Dos dados externos fazem ainda parte toda a informação que esteja diretamente ligada com a informação presente no exterior como estudos, dados sobre a concorrência, entre outros.Por outro lado, os dados internos são obtidos através de relatórios, análises internas, etc.

Em ambos os casos, os dados recolhidos e inseridos no conjunto do sistema de informação da empresa, são obtidos através da observação e realização de inquéritos ou questionários cujas questões estão orientadas para a avaliação da situação. Os dados podem também ser adquiridos recolhendo informação existente tanto na empresa como no exterior, como sejam estudos, artigos publicados, livros, entre outros.

Outra das funções fundamentais de um sistema de informação de uma empresa é o correto tratamento da informação recolhida. Depois de adquiridos os dados numa fase inicial, a empresa precisa de avalia-los e eventualmente proceder à correção destes, caso não estejam corretos ou se se apresentarem num suporte diferente do utilizado no sistema de informação. É o caso de dados recolhidos em suporte de papel em vez de suporte informático, por exemplo. De seguida é necessário que os dados sejam tratados e codificados no computador, a fim de que obedeçam à mesma lógica para toda a empresa.

Por último, o sistema de informação da empresa tem a função de armazenamento da informação. Toda a informação recolhida e tratada, como foi descrito nas duas funções anteriores, deverá estar bem armazenada em suporte magnético, para permitir que todos os que necessitam dela consigam-na usar de forma rápida e eficaz. Torna-se fundamental avaliar as necessidades de cada empresa e criar várias bases de dados para que essa informação seja mais facilmente acedida.

A segurança dos dados do sistema de informação deve ter sempre um local de destaque nas preocupações da empresa, sendo fundamental proceder regularmente a back-ups. Lembre-se que o volume de informação que uma organização encerra no seu sistema de informação é um dos seus bens mais preciosos e poderá vir a ser uma poderosa arma face aos seus concorrentes mais diretos.