5 dicas para manter o controlo em reuniões de negócios

As reuniões são uma necessidade para qualquer negócio ou empresa, mas quantas vezes já saiu de uma reunião realizada por si em que pensou que não a controlou inteiramente. As discussões paralelas desnecessárias e a pura falta de interesse por parte de alguns participantes podem deixar qualquer um frustrado.

Certamente há alturas em que sente que poderia ter optado por fazer as coisas de outra forma, ou ter controlado melhor o rumo das discussões e intervenções, mas a verdade é que muitas vezes alguns dos participantes destas reuniões simplesmente não estão interessados no que realmente é importante: os assuntos discutidos na reunião. Infelizmente, esse tipo de participantes nem deveria ter sido convidado e existem muito poucas razões para que façam parte da reunião.

Outro factor determinante para o fracasso de uma reunião é o facto de quem está à frente da reunião  não estar bem preparado, acabando a reunião por ser executada de uma forma muito informal e mal estruturada. Por vezes, nem sequer se consegue perceber quais são os objectivos desta. O pior de tudo é quando se aproxima o tempo de conclusão e ainda não foram tomadas as medidas pelas quais a reunião foi convocada, o que se traduz numa irremediável perda de tempo para todos os participantes.

Aqui ficam algumas dicas para nunca perder o controlo numa reunião:

1) Evite reuniões desnecessárias

Pode parecer contraditório que num artigo sobre reuniões estejamos a sugerir para as evitar, mas a verdade é que este é o melhor conselho que lhe podemos dar. Antes de agendar uma reunião, pergunte a si próprio se esta é realmente necessária para resolver o assunto que tem entre mãos. O assunto pode ser discutido por e-mail? Pode ser discutido apenas entre si e outro colaborador da empresa sem necessidade de mais intervenientes? Uma reunião deve informar os trabalhadores, aumentar a produtividade, bem como melhorar as relações entre a administração e os trabalhadores.

2) Incentive a participação

Os participantes mais atentos, durante a reunião, são normalmente os que têm algum tipo de atribuições no decorrer desta. Em vez de ser você exclusivamente a conduzir a reunião, deixe que os restantes colaboradores da empresa também apresentem alguns tópicos. Certifique-se, no entanto, que lhes dá esta tarefa com algum tempo de antecedência, para que possam ser profissionais na sua apresentação. Além disso, faça perguntas aos seus empregados e preste atenção às suas respostas. A interação com o público é uma excelente opção quando se trata de manter a atenção das pessoas.

3) Fale com todo o grupo

Não exclua ninguém da conversa. Quando for falar com um grupo, olhe e fale com todos. Quando alguém lhe fizer uma pergunta, responda dirigindo-se ao grupo e não apenas à pessoa que fez a pergunta. Faça todos se sentirem incluídos na conversa.

4) Mantenha-se focado

Centre-se no tema e não ceda a distrações. Uma reunião pode facilmente sair fora do tema estabelecido, o que vai inevitavelmente provocar falta de produtividade e objetivos não atingidos na reunião. Entre os tópicos discutidos não deve definitivamente constar o episódio da novela da noite passada.

5) Utilize meios multimédia

Por muito que você possa gostar do som da sua voz, esta pode não ser suficiente para cativar uma sala inteira durante uma hora. Folhetos são bons, mas geralmente são dobrados em formato de aviões de papel e leques antes do final reunião… Aproveite o facto de viver na era das tecnologias e tire partido delas. Faça uso do computador, da internet e de videos para captar a atenção dos restantes participantes da reunião de negócios.