Como conceber um sistema de informação na empresa

A informação sempre foi de extrema importância para tomar decisões acertadas em qualquer ato de gestão.

De facto, o volume de informação disponível cresceu exponencialmente, pelo que atualmente o que existe é um excesso de dados. É devido a esta realidade que qualquer empresa necessita de conceber um sistema de informação.

O que importa compreender ao se conceber um sistema de informação na empresa é que se está a tratar de um conjunto constituído por variados componentes, desde computadores, a pessoas e processos, e que é este conjunto que vai permitir produzir, recolher e armazenar dados. Vão ser exatamente esses dados que irão ajudar a compreender a informação que é essencial para tomar decisões, em especial quando se trata da gestão de uma empresa.

Por tudo isto, quando se está a conceber um sistema de informação para a empresa, há que ter em conta que este é um sistema que engloba vários elementos: hardware, software, organização, pessoas e outputs.

Funções

É essencial perceber as funções que um sistema de informação na empresa tem.

• Em primeiro lugar, a recolha de informação, em que são recolhidos os dados relevantes para a ajuda na tomada de decisão nos vários níveis da empresa. Para o conseguir fazer, poderá recorrer a dois métodos: através de inquéritos ou questionários ou recolhendo a informação existente tanto na empresa como no exterior.
• Em segundo lugar, é preciso tratar a informação recolhida. Há que corrigir os dados que não estiverem corretos ou se encontrem num suporte que não o utilizado e codificar os dados no computador por forma a que obedeçam à mesma lógica para toda a empresa.
• Por último, ao conceber um sistema de informação para a empresa, é preciso armazenar essa mesma  informação. A empresa deverá guardar toda a informação em suporte magnético e de forma a que seja fácil reencontrá-la e utilizá-la.

Sistemas de informação

De facto, não faz qualquer sentido concentrar toda a informação num só ponto, pelo que é necessário arrumá-la por forma a estar acessível a ser útil a quem dela precise na empresa. A construção e concepção de um sistema de informação na empresa, de todo o sistema de recolha, tratamento, armazenagem e disponibilização dos dados importantes vai depender de muitos fatores, tais como o setor de atividade ou estilo de gestão.

Além de tudo isto, os sistemas de informação poderão ser divididos em sub-sistemas de informação segundo dois critérios:

• Unidades de negócio da organização, em que se trata de organizar os sub-sistemas consoante os diferentes produtos e serviços;
•  Funções tradicionais da gestão, em que se trata de organizar os sub-sistemas em função das áreas de gestão (comercial, produção, financeira, recursos humanos, administrativa e marketing), mas também de compras e gestão global.

Em todo o caso, para conceber um sistema de informação na empresa eficaz, será sempre indispensável o cruzamento da informação, pois isso irá permitir que se retire de todo o processo o seu máximo potencial e, assim, proporcionar uma gestão global eficaz da organização.